автореферат диссертации по филологии, специальность ВАК РФ 10.02.20
диссертация на тему: Архитектоника делового письма

Полный текст автореферата диссертации по теме "Архитектоника делового письма"

На правах рукописи

РАДЧЕНКО ВАЛЕРИЯ ВЛАДИМИРОВНА

АРХИТЕКТОНИКА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

(сопоставительный анализ английской, немецкой и русской деловой корреспонденции)

Специальность 10.02.20 - сравнительно-историческое, типологическое и сопоставительное языкознание

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата филологических наук

Пятигорск - 2005

Работа выполнена на кафедре общего и сравнительного языкознания Пятигорского государственного лингвистического университета

Научный руководитель: кандидат филологических наук,

доцент

Донскова Ольга Анатольевна

Официальные оппоненты: доктор филологических наук,

профессор

Иванова Наталья Кирилловна

кандидат филологических наук, доцент

Докуто Вожена Борисовна

Ведущая организация: Волгоградский государственный

университет

Защита состоится 23 декабря 2005 года в ^^часов на заседании диссертационного совета Д 212.193.02 в Пятигорском государственном лингвистическом университете по адресу: 357532, г. Пятигорск, пр. Калинина, 9.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Пятигорского государственного лингвистического университета.

Автореферат разослан // ноября 2005 года.

Ученый секретарь диссертационного совета ^¿У/ Л.М. Хачересова

съ&З'Ъб'

Современная деловая корреспонденция, образуя особую сферу коммуникации, веб больше унифицируется, что связано с интенсивным техническим прогрессом, увеличением числа бизнес-контактов, стремлением освоения новых маркетинговых областей.

В центре внимания реферируемой диссертации находится текст делового письма, который, представляя собой единство содержания и формы, может быть описан как двусторонняя структура, состоящая го уровня информации (смысла) и из уровня архитектоники (композиции пространства).

Как содержательный, так и формальный уровни по-разному проявляют себя в текстах разных типов, разных жанров. Таксонимизации и типологизации текстов, порожденных в процессе многогранной речевой деятельности людей, посвящен ряд исследований в области стилистики, типологии и лингвистики текста. При этом значительное внимание уделяется проблемам кодирования информации, декодированию смысла текста, его связности, интегративности и т.п. Формальная сторона текста обычно рассматривается лишь как факультативный, второстепенный аспект. Тем не менее, специфичность и функциональная значимость пространства в различного рода текстах не вызывает сомнений.

Композиционное построение частей текста, соотношение «черного» и «белого» пространств (где «черное» - сам текст, «белое» -промежутки между словами, строчками, поля и т.п.) у каждого текста в большой степени конвенциональны, т.е. нормативно-детерминированы, а потому возможно их предельно объективное описание и классификация.

Недостаточное освещение данной проблемы в лингвистических исследованиях и определили выбор темы исследования.

Общетеоретической базой данного исследования послужили работы Р. Барта (Барт, 2001), М.М. Бахтина (Бахтин, 1975), И.Р. Гальперина (Гальперин, 1981), Т.А. ван Дейка, В. Кинча (Дейк, Кинч, 1988), Г.В. Колшанского (Колшанский, 1990), Д.С. Лихачева (Лихачев, 1968), Ю.М. Лотмана (Лотман, 2000), Т.М. Николаевой (Николаева, 1978), Б.А. Плотникова (Плотников, 1989), М.Я. Полякова (Поляков, 1983), З.Я. Тураевой (Тураева, 1986), Д. Фрэнка (Фрэнк, 1987).

Актуальность работы определяется всё возрастающей ролью деловой коммуникации в современном обществе, а также стремлением лингвистов определить информативные и формальные параметры текстов разных жанров, функционирующих в.. разных сферах коммуникации.

Предметом исследования стали особенности архитектоники деловой переписки в английском, немецком и русском языках.

Объектом исследования послужили деловые письма на английском, немецком и русском языках конца XX - начала XXI века. Было изучено около полутора тысяч английских, немецких и русских деловых писем из различных пособий по деловой корреспонденции, а также письма английских, немецких и русских частных фирм.

Цель исследования состоит в изучении архитектоники английских, немецких и русских деловых писем.

В соответствии с поставленной целью в работе решается ряд

задач:

1) выявить функции «чёрного» и «белого» пространства в деловом письме;

2) дать оценку ортогональному расположению реквизитов в английской, немецкой и русской деловой корреспонденции;

3) провести сопоставительный анализ английских, немецких и русских деловых писем.

Решение поставленных задач предопределило выбор методов исследования:

- сравнительно-описательный метод (для выявления сходства английской, немецкой и русской деловой корреспонденции),

- контрастивно-описательный метод (для описания и сопоставления различий английской, немецкой и русской деловой корреспонденции).

Научная новизна диссертационной работы заключается в том, что в ней осуществляется детальный анализ структурной организации ортогональной проекции делового письма как особого типа текста, исследуется неразрывная связь пространственно-эстетического оформления с содержанием письма, устанавливаются социокультурные особенности английских, немецких и русских деловых писем.

В ходе решения поставленных задач были сформулированы и выносятся на защиту положения:

1. Деловое письмо образует особое архитектоническое текстовое пространство, в котором периферийные компоненты так же развиты и структурно организованы, как и его центральная часть.

2. Функционально-прагматическая направленность делового письма во многом определяет его структурные, пространственные и содержательные особенности. В деловом письме с его «чёрно-белым» пространством основную функцию общения и сообщения выполняет «чёрное» пространство, а основную функцию воздействия - «белое»

пространство. Как «чёрное», так и «белое» пространство имеют вспомогательные функции, часть из которых функционально-тождественна, а остальные различны.

3. Основой ортогонального расположения «чёрно-белого» пространства в английских, немецких и русских официально-деловых и частных деловых письмах следует считать ортогонально-пространственное оформление делового письма по вертикальной и горизонтальной осям. Вертикальное расположение показывает следование реквизитов от края страницы в левой части английских, немецких и русских писем. В горизонтальной проекции представлено пять способов расположения реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем. Различия в архитектонике и составе реквизитов английских, немецких и русских вфициальиб-деловых писем обусловлены нормами и стандартами функционирования деловой корреспонденции в Англии, Германии и России.

4. Состав реквизитов и их расположение в английской, немецкой и русской частной деловой корреспонденции имеет свои особенности, что связано с социокультурными традициями написания частных деловых писем, которые строго регламентированы на социальном уровне.

Теоретическая значимость работы заключается в том, что ее результаты и выводы вносят определенный вклад в общую теорию текста и разработку проблематики речевого воздействия. Расширяются представления о деловом письме как самостоятельном типе текста, уточняются современные знания о специфике его функционирования. Полученные результаты способствуют дальнейшему развитию исследований в области текста с позиций функционально-ориентированного подхода.

Практическая ценность проведенного исследования определяется тем, что его результаты можно использовать в разработке курсов «Деловой английский (немецкий, русский)», в курсах по сравнительной типологии английского, немецкого и русского языков, в специальных курсах по «Социолингвистике», а также при написании курсовых и дипломных работ.

Материалы данного исследования апробировались на научно-методических чтениях Пятигорского государственного лингвистического университета ("Университетские чтения - 2003", "Университетские чтения - 2004"), на заседании кафедры общего и сравнительного языкознания ПГЛУ (2004). Они отражены в четырех публикациях автора.

Композиционно диссертационная работа состоит из введения, двух глав, выводов, библиографии и приложения.

Во введении излагается актуальность и научная новизна темы, ставятся и обосновываются цели и задачи, которые будут решены в работе, излагаются положения, выносимые на защиту, а также определяются предмет, объект и методы исследования.

В первой главе "Понятие пространства делового письма" исследуется архитектоника делового письма, рассматриваются его коммуникативно-стилистические особенности, текстовые параметры, включающие в себя связность, цельность/целостность, завершенность/законченность, замкнутость, обосновываются параметры семиотики делового письма.

Архитектоника делового письма характеризуется присущими ему вербально-невербальными особенностями. К вербальным особенностям относятся основополагающие принципы «чёрного» пространства (самого текста письма), выполняющего основную информационную функцию. Невербальное «белое» пространство, так называемая периферия делового письма, контрастирует с «чёрным», выделяет его и выполняет функцию своеобразной разрядки напряжения в процессе восприятия текста, а также более лёгкого его усвоения и отбора интересующей информации адресатом. Оба пространства создают единое содержательное и оформительное целое, несут равнозначную прагматическую нагрузку, конструируют своеобразное семиотическое «чёрно-белое» пространство.

Сочетанием использования языковых и графических средств, объединяющих деловое письмо в единое информативное пространство, достигается наиболее удачное выполнение паралингвистической и ассоциативно-психологической функций. Использование и изменение шрифтов, логических ударений, акутов, значительно облегчает восприятие, подчёркивает важные аспекты делового письма.

К текстовым параметрам делового письма относятся: связность, цельность/целостность, завершенность/законченность и замкнутость. Связность делового письма обычно предвосхищает его цельность и проявляется в том, что составляющие компоненты текста структурно и семантически соединяются между собой. Деловое письмо характеризуется связностью линейного типа и представляется линейно-горизонтальной и вертикальной последовательностью компонентов, в рамках которой заключаются смысловые зацепления частей. Если цельность запрограммирована в тексте делового письма, то связность становится средством её воплощения.

Завершенность/законченность содержания письма отражена в конечных границах пространственного расположения его реквизитов. Замкнутость создаётся освещением одного-двух вопросов/проблем, целью чего является сближение общих представлений автора и адресата делового письма.

Структуру пространственного оформления делового письма составляют как вертикальная, так и горизонтальная оси. Вертикальная ось понимается как перечисление пунктов, содержащихся в письме, и их нумерация или как верх } низ, начало I конец. Горизонтальная ось определяется как направление влево <-> вправо. Здесь значительную роль играет организация левого поля: есть отступ / нет отступа; правое поле создаётся за счёт длины строки: длинная / короткая строка.

Основными пространственными элементами делового письма, образующими его «чёрное» пространство, являются:

1) центральная часть (содержание),

2) индексально-начальная часть (логотип, адрес, обращение),

3) индексально-конечная часть (фатическая формулировка, подпись).

«Белое» пространство создают следующие компоненты:

1) отступ от верхнего и нижнего края письма,

2) отступ от левого и правого края письма,

3) возможные отступы от логотипа к данным об адресате (адресанте), к содержанию письма, а также к фатическим формулировкам,

4) отступы / отбивки между абзацами в центральной части (содержании) письма.

Пространственными параметрами, т.е. своеобразными «мерками» «чёрно-белого» пространства делового письма, являются:

1) начало-конец,

2) центр - не центр,

3) лево - право,

4) вместе - раздельно,

5) левый отступ - нет отступа.

Любое отдельно взятое деловое письмо может быть описано и как специфическое семиотическое пространство. Оно представляет собой не сумму отдельных понятий и норм, а систему взаимоотношений между автором и адресатом, благодаря которой осуществляется деловая коммуникация, являющаяся частью семиосферы коммуникации в целом.

Общее объёмно-прагматическое членение текста (Гальперин И.Р., 1981) на «чёрное» и «белое» пространства неразрывно связано с функциональной предназначенностью отдельных частей текста.

В деловом письме основную функцию общения и сообщения выполняет «чёрное» пространство, а «белое» пространство - функцию воздействия. «Чёрное» и «белое» пространства также характеризуются рядом тождественных и различных вспомогательных функций в деловой корреспонденции.

К тождественным вспомогательным функциям «чёрного» и «белого» пространства относятся следующие:

оформительная (упорядочивающе-отграничительная, нормализующая) - в качестве рамки делового письма;

- начально-распределительная (реквизитно-ознакомительная) -в виде отступов в начале письма до центральной / содержательной части письма;

- конечно-распределительная (заключительно-фатическая) - в виде отступов от центральной / содержательной части до завершения письма;

логически-последовательная (последовательно-

распределительная) - характеризуется отступами между абзацами в центральной / содержательной части делового письма;

- целостно-объединительная - включает повторяющееся «белое» пространство в содержательной части деловой корреспонденции;

- начапьно-отграничительная - в виде красной строки в содержательной части писем.

Различные вспомогательные функции «чёрного» пространства включают в себя:

- информационно (инновационно) - содержательную - в качестве новой информации в деловых письмах;

- эмфатически-побуждающую - в использовании и изменении различных шрифтов в письмах;

- прагматически - заданную - в предварительной подготовке бланков деловых писем.

«Белое» пространство обладает одной различной вспомогательной функцией в предварительно напечатанных письмах-бланках - композиционной, архитектонически-проспективной функцией.

Во второй главе "Сопоставительный анализ ортогонального «чёрно-белого» пространства английских, немецких и русских деловых писем" проводится сравнение ортогонального расположения

«чёрно-белого» пространства в английских, немецких и русских официально-деловых и частных деловых письмах.

Под ортогональным расположением понимается линейно-содержательное следование и вертикальное схематично-организованное общее смысловое пространство делового письма.

В вертикальном расположении рассматривается следование реквизитов от края страницы в левой части английских, немецких и русских деловых писем.

В официально-деловой корреспонденции отмечается совпадение четырёх реквизитов, следующих по вертикальной оси в английских, немецких и русских деловых письмах. К ним относятся: (К) - заголовок к тексту, (Ь) - текст письма, (М) - завершение письма, (И) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо.

Приведенные ниже реквизиты отсутствуют в английских и немецких письмах, но наличествуют в русских письмах: (Э) - номер документа,

(X) — ссылка на регистрационный номер и дату документа / письма,

(Ъ) - фамилия исполнителя, (У) - номер его телефона.

Остальные реквизиты не отмечены в вертикальном расположении, поскольку в исследуемой официально-деловой корреспонденции они сдвигаются по горизонтальной оси. В английских и немецких письмах это компоненты:

(B) - наименование организации,

(C) - данные об адресанте, (Е) - дата письма,

а в русских письмах:

(H) - адресат,

(I) - обращение, (О) - подпись,

(Р) - расшифровка подписи.

В горизонтальной проекции представлено пять способов расположения реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем.

Первый (полностью сблокированный) способ. Это самый быстрый и традиционный способ, в котором обычно все части

(реквизиты) текста деловых писем начинаются от края левого поля. Первый способ весьма популярен в английских деловых письмах. Но в них отмечается смещение (А) - логотипа и (В) - наименования организации к центру.

В немецких письмах данный способ представлен письмами-резюме. В них возможно смещение (Е) - даты письма и (Р) -расшифровки подписи (имени, фамилии) внизу письма вправо.

Русские деловые письма в этом способе отсутствуют, т.к. в них существует иное определенное стандартное расположение реквизитов (Е) - даты письма и (О) - номера документа слева, а (Н) - адресата -справа.

Второй (сблокированный) способ. Для английских писем характерно во втором способе смещение от края левого поля реквизитов: (В) - наименования организации и (С) - адресанта к центру, (Е) - даты письма как к центру, так и в правую часть, (О) -номера документа в правую часть. (Н) - адресат и (К) - тема письма также могут быть напечатаны от центра страницы. (В английских письмах реквизиты (М) - завершение письма, (О) - подпись, (Р) -расшифровка подписи и (Ы) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего документ, могут быть напечатаны от вертикальной центральной беи страницы. Но в современных письмах эти реквизиты уже печатаются от края левого поля).

В немецких письмах возможно смещение реквизитов (А) -логотипа, (В) - наименования организации, (С) - адресанта, как к центру, так и в правую часть. (Е) - дата письма расположена в правой части письма, а дополнительные сведения об (С) - адресанте внизу письма, как в центре, так и в правой части.

Русские деловые письма отсутствуют в этом способе в связи со стандартным расположением реквизитов (Е) - даты письма и (Б) -номера документа / письма слева, а (Н) - адресата - справа.

Третий (полусблокированный) способ. Расположение данного вида письма отличается от письма второго (сблокированного<) способа только тем, что каждый абзац (Ь) - основного текста письма как в английских, так и в русских деловых письмах начинается с красной строки.

В английских письмах возможно расположение (Д) -обращения с красной строки. Как и во втором (сблокированном) способе, реквизиты (М) - завершение письма, (О) - подпись, (Р) -расшифровка подписи и (Ы) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо, могут быть смещены вправо и напечатаны от вертикальной центральной оси страницы (в

современной деловой корреспонденции вышеперечисленные реквизиты находятся в левой части большинства писем).

Для русских писем характерно расположение (К) - заголовка к тексту с красной строки, а также смещение (J) - обращения к центру письма.

В немецкой деловой корреспонденции в соответствии с социокультурной традицией отсутствует использование графического приема - красной строки, поэтому в этом способе отсутствуют немецкие письма.

Четвертый (прямоугольный) способ. Данный способ расположения письма мало чем отличается от первого (полностью сблокированного).

Только (Е) - дата письма пишется справа на той строке, где помещен слева (Н) - адресат. (Q) - пометка об исполнителях, (R) -перечень приложений пишутся в конце письма справа, на строках, где расположены слева (N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо, (О) - подпись и (Р) - расшифровка подписи. Если соединить крайние точки письма, то получится прямоугольник.

(С) - адресант (отправитель) использует данный способ для того, чтобы поместить длинное письмо на одной странице. Длина строки текста письма должна быть не менее 50 знаков, чтобы различные позиции, расположенные на одной строке, не сливались.

Подобное расположение характерно для английских деловых

писем.

В изученной корреспонденции не встречается прямоугольного горизонтального расположения ни в русских, ни в немецких письмах. Поэтому в этом способе представлено только английское письмо.

Пятый (упрощенный) способ. Реквизиты располагаются здесь так же, как и в письме первого (полностью сблокированного) способа.

Но в этом способе не используются (J) - обращение и (М) -завершение письма / фатическая формулировка как в английских, так и в русских письмах.

В английских письмах (К) - заголовок к тексту пишется заглавными буквами, слово "Subject" не пишется. Реквизит (Р) -расшифровка подписи и (N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо, пишутся заглавными буквами. Этот способ более экономен, но несколько обезличен.

В русских письмах (К) - заголовок к тексту, (Р) - расшифровка подписи и (N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо, не выделяются графически.

В немецкой корреспонденции отсутствуют письма, выполненные данным способом, т.к. в них (7) - обращение и (М) -завершение письма являются основополагающими реквизитами. Поэтому в работе представлены только английские и русские деловые письма этого типа.

Сопоставительный анализ позволил выявить, что все пять способов горизонтального расположения реквизитов свойственны для английской официально-деловой корреспонденции. Это свидетельствует о вариативных возможностях архитектоники английских официально-деловых писем.

Для немецких официально-деловых писем характерен первый (полностью сблокированный) и второй (сблокированный) способы горизонтального расположения реквизитов, что связано с социокультурными особенностями - консервативным характером немецкой деловой коммуникации.

Русские официально-деловые письма отмечены в третьем (полусблокированном), пятом (упрощенном) и смешанном третьем / пятом способах горизонтального расположения реквизитов, что свидетельствует о трансформативных возможностях русской деловой корреспонден ции.

Архитектоника английских, немецких и русских частных деловых писем различается по составу реквизитов/компонентов, а также по их расположению. Реквизиты (Н) - адресат и (И) -обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо, наличествуют в русской и отсутствуют в английской и немецкой корреспонденции. Это обусловлено социокультурными традициями письменной деловой коммуникации.

Согласно нормам написания английских и немецких частных деловых писем, в них отсутствует красная строка. В русской частной деловой корреспонденции используется красная строка, что свойственно, как показало исследование, не только русским частным деловым и официально-деловым письмам, но и является традицией составления русского письменного текста.

В деловой корреспонденции отмечается иерархия функций «чёрного» и «белого» пространств, в соответствии с которой форма «чёрного» мини-пространства составляет 2/3 длинные / короткие строки, а макси-пространство представлено более чем 3-мя длинными / короткими строками.

Функция мини-пространства в деловых письмах факультативная, а функция макси-пространства - главная. Если «чёрное» пространство имеет факультативную функцию, то и «белое»

близлежащее пространство выполняет аналогичную с ним факультативную функцию. В случае графического выделения, реквизит приобретает главную функцию.

Знаковая функция делового письма реализуется как сложный вербально-невербальный знак, что соответствует «чёрно-белому» пространству. Компонентами сложного вербально-невербального «чёрно-белого» знака являются разные виды знаков (по общепринятой в лингвистике таксономии):

(А) - логотип - тонический знак.

К индексальным знакам в деловой корреспонденции относятся: (С) - адресант, (Н) - адресат, (Е) - дата письма,

(О) - регистрационный номер письма,

(X) - ссылка на регистрационный номер и дату документа /

письма (в русских письмах),

(О) - подпись.

(Ь) - основной текст письма представляется как символически сложный знак.

Факультативную функцию в деловом письме обычно выполняют реквизиты, обозначенные строчными буквами и представленные мини-пространством. К ним относятся:

((I) - регистрационный номер письма - в английских письмах,

(е) - дата письма - в английских и немецких письмах,

(О - специальные почтовые отметки,

(§) - уведомление о конфиденциальности,

(О - указание на желательность ознакомления,

(к) - заголовок к тексту - в русских письмах,

0) - обращение,

(ш) - завершение письма / фатическая формулировка, (п) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо, (о) - подпись,

(я) - отметка об исполнителе, (в) - идентификатор электронной копии письма. Они, соответственно, являются слабыми «чёрными» знаками. «Белое» пространство имеет факультативную функцию, являясь при этом также слабым знаком. (Только в русской корреспонденции реквизиты (О) - регистрационный номер письма, (Е) - дата письма имеют главные функции и поэтому выделены графически подчеркиванием).

В деловой корреспонденции главную функцию имеют реквизиты, напечатанные заглавными буквами и представленные макси-пространством:

(A) - логотип,

(B) - наименование организации,

(Э) - регистрационный номер письма,

(X) - ссылка на регистрационный номер и дату документа, (С) - адресант,

(К) - заголовок к тексту - в немецких письмах (обычно выделяется жирным шрифтом), (Т) - постскриптум, а также (Ь) - текст письма.

Вышеперечисленные реквизиты являются сильными знаками, а близлежащее «белое» пространство выполняет главную функцию и становится также сильным «белым» знаком.

Таким образом, главную функцию в архитектонике английских, немецких и русских деловых писем выполняют индексальные знаки: (А) - логотип, (В) - наименование организации, (С) - адресант, (К) - заголовок к тексту (обычно в немецких письмах), (Т) - постскриптум и символически сложный знак (Ь) - основной текст письма. В русских деловых письмах, в отличие от английских и немецких, главную функцию имеют реквизиты: (О) -регистрационный номер письма, (Е) - дата письма, (X) - ссылка на регистрационный номер и дату документа, что, возможно, свидетельствует о бюрократической тенденции в составлении и оформлении деловых писем в России.

Проведенный сопоставительный анализ позволил прийти к следующим выводам относительно архитектоники пространства английских, немецких и русских деловых писем:

1). Существенной особенностью письменной деловой корреспонденции является матричность расположения «чёрного» (вербального) и «белого» (невербального) пространств и их взаимосвязанность, где «чёрное» пространство - сам текст, а «белое» пространство - отступы, красная строка, промежутки между абзацами, поля от края страницы. Адресат воспринимает деловое письмо как единое целое, не выделяя в нем «чёрное» и «белое» пространство («центр» и «периферию»), поскольку весь текст делового письма -особый документ, в котором как центральные, так и периферийные части равнозначны. В них «чёрное» пространство выполняет главную

(Е) - дата письма,

«загрузочную» роль передачи информации, а «белое» облегчает отбор и усвоение предлагаемой информации.

2). Национально-экономические особенности диктуют нормы формообразования делового письма. Нормативно-детерминированными можно считать как текст самого письма и ключевые предложения, так и его внутреннюю организацию в сочетании с архитектоническим построением всего пространства текста делового письма. Взаимодействие формы и содержания делового письма создает предопределенный «прагматический контекст» с его четким структурированием, в котором текст функционирует как социо-знак. Свойства социо-знаков, в свою очередь, определяются социокультурными особенностями английской, немецкой и русской деловой коммуникации.

3). Архитектоника делового письма создает особым образом организованное и закодированное «чёрно-белое» пространство, семиосферу, которая представляется как общее понятие коммуникации в рамках деловой переписки, а семиотическим пространством является любое отдельно взятое деловое письмо.

4). Характерным признаком структуры делового письма становится её трансформативность, которая проявляется как реализация принципа углубления и расширения коммуникации. Использование трансформативных возможностей «чёрно-белого» пространства предопределяет особое членение текста делового письма - объёмно-прагматическое (ОПЧ).

5). В деловом письме с его «чёрно-белым» пространством основную функцию общения и сообщения выполняет «чёрное» пространство, а основную функцию воздействия - «белое» пространство. Как «чёрное», так и «белое» пространство имеют вспомогательные функции, часть из которых функционально-тождественна, а остальные различны.

В тождественных вспомогательных функциях «чёрного» и «белого» пространства выделяются следующие: оформительная, (упорядочивающе-отграничительная, нормализующая), начально-распределительная (реквизитно-ознакомительная), конечно-распределительная (заключительно-фатическая), логически-последовательная (последовательно-распределительная), целостно-объединительная, начально-отграничительная.

К различным вспомогательным функциям «чёрного» пространства относятся: информационно (инновационно)-содержательная, эмфатически-побуждающая и прагматически-заданная.

«Белое» пространство в различных функциях характеризуется только одной - композиционно архитектонически-проспективной функцией.

6). Анализ «чёрно-белого» пространства английских, немецких и русских официально-деловых и частных деловых писем показал, что основой пространственного оформления делового письма является строгая ортогональная, т.е. прямоугольная проекция как единство вертикальной и горизонтальной осей.

Под вертикальным расположением понимается следование реквизитов от края страницы в левой части деловой корреспонденции. В официально-деловых английских, немецких и русских письмах отмечается:

- совпадение чегыр#х компонентов по вертикальной пей* (К) -= заголовка к тексту, (Ь) - текста письма, (М) - завершения письма, (Ы)

- обобщенного наименования должности лица, подписывающего письмо;

- отсутствие реквизитов в английских и немецких письмах (наличие в русских письмах): (Б) - номера документа / письма, (X) -ссылки на регистрационный номер и дату документа, (г) - фамилии исполнителя, (У) - номера его телефона;

- сдвиг компонентов по горизонтали в английских и немецких письмах: (В) - наименования организации, (С) - данных об адресанте, (Е) - даты письма;

- смещение реквизитов по горизонтали в русских письмах: (Н)

- адресата, (.1) - обращения, (О) - подписи, (Р) - расшифровки подписи.

В горизонтальной проекции реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем представлено пять способов расположения.

Для английских официально-деловых писем характерны все пять способов горизонтального расположения реквизитов.

Немецкие деловые письма отмечены в первом (полностью сблокированном) и во втором (сблокированном) способах горизонтального расположения реквизитов.

Русские деловые письма присутствуют в третьем (полусблокированном), пятом (упрощенном) и смешанном третьем / пятом способах горизонтального расположения реквизитов.

7). В написании английских, немецких и русских частных деловых писем наблюдается некоторое отличие в составе реквизитов, их расположении, отсутствие красной строки в английской и немецкой корреспонденции и её наличие в русских письмах.

8). Знаковая функция деловой корреспонденции проявляется через знаки разных типов:

- тонический знак - (А) - логотип,

- индексальные знаки:

(С) - адресант,

(Н) - адресат,

(Е) - дату письма,

(О) - регистрационный номер письма,

(X) - ссылку на регистрационный номер и дату документа /

письма (в русских письмах),

(О) - подпись,

- символически сложный знак - (Ь) - основной текст письма.

Как «чёрные», так и «белые» знаки могут выполнять

факультативную и главную функции, проявляясь в мини - и макси-пространствах как слабые и сильные знаки.

Таким образом, архитектоника делового письма отражает основные этапы акта деловой коммуникации, который имеет свои социокультурные особенности, доступные описанию. Выявленные знаковые функции ортогонального «чёрно-белого» пространства делового письма дают возможность делать заключение о примарности и вторичности компонентов текстов английской, немецкой и русской деловой корреспонденции.

* # *

Полученные результаты и выводы могут быть использованы в дальнейших лингвистических исследованиях при изучении деловых писем других социокультур, расширяя понятие архитектоники делового письма, в детальной разработке функций «белого» пространства в различных типах деловых писем с позиции коммуникативной лингвистики с применением этнокультурных моментов, курсах по изучению делового английского, немецкого и русского языков, а также при написании официально-деловых и частных деловых писем на английском, немецком и русском языках.

Основные положения и результаты диссертации отражены в публикациях:

1. Радченко В.В., Радченко В.И. О некоторых структурно-прагматических особенностях делового текста // Университетские чтения - 2003. Материалы методических чтений ПГЛУ. - Часть II. -Пятигорск: ПГЛУ, 2003. - С. 34-36.

2. Радченко В.В. Структурно-семантические особенности пространства текстов деловой коммуникации // Университетские чтения - 2004. Материалы научно-методических чтений ПГЛУ. -Часть И. - Пятигорск: ПГЛУ, 2004. - С. 130-132.

3. Радченко В.В. Нормативность делового письма // Вопросы германистики. Сборник научных трудов. Издательство Пятигорск. -2004.-С. 133-134.

4. Радченко В.В. Сравнение ортогональной проекции «чёрно-белого» пространства английских, немецких и русских деловых писем с учетом их социокультуры // Разноуровневые черты языковых и речевых явлений: Межвузовский сборник научных трудов. Вып. IX. Пятигорск: ПГЛУ, 2005. - С. 115-150.

Подписано в печать 14.11.2005.

Формат 60x84 '/i6. Бумага офсетная. Печать офсетная.

Усл.печ.л. 1,0. Уч.-изд.л. 1,0. Тираж 70 экз. Заказ 256.

Издательство Пятигорского государственного лингвистического университета 357532, г. Пятигорск, пр. Калинина, 9

Отпечатано в центре информационных и образовательных технологий ИГЛУ

№23104

РНБ Русский фонд

2006-4 24805

с

i

!

Оглавление научной работы автор диссертации — кандидата филологических наук Радченко, Валерия Владимировна

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ ПРОСТРАНСТВА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

1.1. К истории возникновения делового письма в России.

1.2. Особенности акта письменной деловой коммуникации.

1.3. Коммуникативно-стилистические параметры делового письма.

1.4. Нормативность делового письма.

1.5. Текстовые параметры делового письма: связность, цельность / целостность, завершенность / законченность, замкнутость. а 1.6. Семиотические параметры пространства делового письма.

1.6.1. Место делового письма в семиозисе.

1.6.2. Текст делового письма как сложный вербально-невербальный знак.

1.6.3. Функции "чёрного" (вербального) и "белого" (невербального) пространства.

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1.

ГЛАВА II. СОПОСТАВИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ОРТОГОНАЛЬНОГО "ЧЁРНО-БЕЛОГО" ПРОСТРАНСТВА АНГЛИЙСКИХ, НЕМЕЦКИХ И РУССКИХ * ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

• 2.1. Тематическая классификация деловых писем.

2.2. Реквизиты английского и немецкого делового письма.

2.3. Реквизиты русских деловых писем и их способы расположения.

2.4. Основные элементы структуры делового письма.

2.5. Вертикальное расположение реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем.

2.6. Способы горизонтального расположения реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем. ф 2.6.1. Первый полностью сблокированный способ.

2.6.2. Второй сблокированный способ.

2.6.3. Третий полусблокированный способ.

• 2.6.4. Четвертый прямоугольный способ.

2.6.5. Пятый упрощенный способ.

2.7. Структурные параметры официально-деловых английских, немецких и русских писем.

2.7.1. Запрос информации. ф 2.7.2. Ответ на запрос.

2.7.3. Письмо-резюме.

2.7.4. Письмо-просьба.

2.7.5. Письмо-предложение.

2.7.6. Письмо-сообщение.

• 2.7.7. Письмо-подтверждение.

2.8. Знаковость "чёрного" и "белого" пространства деловых писем.

2.9. Сравнение английских, немецких и русских официально-деловых писем в соответствии со способами горизонтального расположения реквизитов на бланках деловой корреспонденции.

• 2.9.1. Первый полностью сблокированный способ горизонтального расположения английских и немецких деловых писем.

2.9.2. Второй сблокированный способ горизонтального расположения английских и немецких деловых писем.

2.9.3. Третий полусблокированный способ горизонтального расположения английских и русских деловых писем.

2.9.4. Пятый упрощенный способ горизонтального расположения английских и русских деловых писем.

2.9.5. Сопоставление пяти способов горизонтального расположения английских, немецких и русских официально-деловых писем с учетом их социокультуры.

2.10. Частные деловые письма.

2.10.1. Письмо-ответ на объявленную вакансию.

2.10.2. Письмо-извинение.

2.10.3. Письмо-благодарность.

2.10.4. Письмо-поздравление.

2.10.5. Письмо-приглашение.

2.10.6. Письмо с выражением сочувствия.

2.11. Сопоставление английских, немецких и русских частных деловых писем.

2.11.1. Сопоставление английских, немецких и русских частных деловых писем в соответствии с их социокультурой.

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ II.

Введение диссертации2005 год, автореферат по филологии, Радченко, Валерия Владимировна

Деловая переписка в последнее время все больше расширяется и завоевывает новые сферы в деловом мире. Это связано с техническим прогрессом, увеличением количества контактов между деловыми партнерами, нарастающей потребностью нахождения новых рынков сбыта продукции. Деловая корреспонденция становится всеобъемлющей отраслью деловой коммуникации.

Любой текст, представляя собой единство содержания и формы, может быть описан как двусторонняя структура, состоящая из уровня информации содержания (смысла) и из уровня формы (пространства, композиции / архитектоники).

Как информационный уровень, так и формальный по-разному проявляют себя в текстах разных типов, разных жанров. Таксонимизации и типологизации всех возможных текстов, порожденных в процессе многогранной речевой деятельности людей, посвящен ряд исследований в области стилистики, типологии и лингвистики текста. При этом значительное внимание уделяется проблемам кодирования информации, декодированию смысла текста, его связности, интегративности и т.п.

Формальная сторона текста рассматривается в обществе лишь как факультативный, второстепенный аспект. Тем не менее, специфичность и функциональная значимость пространства в различного рода текстах не вызывает сомнений. Композиционное построение частей текста, соотношение «чёрного» и «белого» пространства (где «чёрное» - сам текст, «белое» — промежутки между словами, строчками, поля и т.п.) у каждого текста в большой степени конвенциональны, т.е. нормативно-детерминированы, а потому возможно их достаточно объективное описание и классификация.

Актуальность работы определяется все возрастающей ролью деловой коммуникации в современном обществе, а также стремлением лингвистов определить информативные и формальные параметры текстов разных жанров, функционирующих в разных сферах коммуникации.

Предметом исследования стали особенности архитектоники деловой переписки в английском, немецком и русском языках.

Объектом исследования послужили деловые письма на английском, немецком и русском языках конца XX - начала XXI века. Было изучено около полутора тысяч английских, немецких и русских деловых писем из различных пособий по деловой корреспонденции, а также письма английских, немецких и русских частных фирм.

Цель исследования состоит в изучении архитектоники английских, немецких и русских деловых писем.

В соответствии с поставленной целью в работе решается ряд задач:

1) выявить функции «чёрного» и «белого» пространства в деловом письме;

2) дать оценку ортогональному расположению реквизитов в английской, немецкой и русской деловой корреспонденции;

3) провести сопоставительный анализ английских, немецких и русских деловых писем.

Решение поставленных задач предопределило выбор методов исследования:

- сравнительно-описательный метод (для выявления сходства английской, немецкой и русской деловой корреспонденции);

- контрастивно-описательный и сопоставительный метод (для описания и сопоставления различий в английской, немецкой и русской деловой корреспонденции).

Научная новизна работы заключается в том, что в ней осуществляется детальный анализ структурной организации ортогональной проекции делового письма как особого типа текста, исследуется неразрывная связь пространственно-эстетического оформления с содержанием письма, устанавливаются социокультурные особенности английских, немецких и русских деловых писем.

В ходе решения поставленных задач были сформулированы и выносятся на защиту положения:

1. Деловое письмо образует особое архитектоническое текстовое пространство, в котором периферийные компоненты так же развиты и структурно организованы, как и его центральная часть.

2. Функционально-прагматическая направленность делового письма во многом определяет его структурные, пространственные и содержательные особенности. В деловом письме с его «чёрно-белым» пространством основную функцию общения и сообщения выполняет «чёрное» пространство, а основную функцию воздействия - «белое» пространство. Как «чёрное», так и «белое» пространство имеют вспомогательные функции, часть из которых функционально-тождественна, а остальные различны.

3. Основой ортогонального расположения «чёрно-белого» пространства в английских, немецких и русских официально-деловых и частных деловых письмах следует считать ортогонально-пространственное оформление делового письма по вертикальной и горизонтальной осям. Вертикальное расположение показывает следование реквизитов от края страницы в левой части английских, немецких и русских писем. В горизонтальной проекции представлено пять способов расположения реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем. Различия в архитектонике и составе реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем обусловлены нормами и стандартами составления деловой корреспонденции в Англии, Германии и России.

4. Состав реквизитов и их расположение в английской, немецкой и русской частной деловой корреспонденции имеет свои особенности, что связано с социокультурными традициями написания частных деловых писем, которые строго регламентированы на социальном уровне.

Теоретическая значимость работы состоит в детальном анализе английских, немецких и русских писем, определении особенностей их ортогональной проекции и выявлении функций «чёрно-белого» пространства.

Практическая ценность проведенного исследования определяется тем, что ёе результаты можно использовать в разработке курсов «Деловой английский, немецкий и русский», в курсах по сравнительной типологии английского, немецкого и русского языков, в специальных курсах по «Социолингвистике», а также при написании курсовых и дипломных работ.

Материалы данного исследования апробировались на научно-методических чтениях Пятигорского государственного лингвистического университета ("Университетские чтения - 2003 / 2004"), на заседании кафедры общего и сравнительного языкознания ПГЛУ (2004).

Композиционно диссертационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографии и приложения.

Заключение научной работыдиссертация на тему "Архитектоника делового письма"

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ I

Проведенное исследование пространства делового письма позволило прийти к следующим выводам:

1) Архитектоника делового письма характеризуется присущими ему вербально-невербальными особенностями. К вербальным особенностям относятся основополагающие принципы «чёрного» пространства (самого текста письма), выполняющего основную информационную функцию. Невербальные особенности делового письма представлены «белым» пространством (отступами, полями, красной строкой, промежутками между абзацами). Невербальное «белое» пространство, так называемая, периферия делового письма контрастирует с «чёрным», выделяет его и выполняет функцию своеобразной разрядки напряжения в процессе восприятия текста, а также более лёгкого его усвоения и отбора интересующей информации адресатом. Оба пространства создают единое содержательное и оформительное целое, несут равнозначную прагматическую нагрузку, конструируют необходимое для каждого делового письма семиотическое пространство.

2) К текстовым параметрам делового письма относятся: связность, цельность / целостность, завершенность / законченность и замкнутость. Связность делового письма обычно предвосхищает его цельность и проявляется в том, что составляющие компоненты текста структурно и семантически соединяются между собой. Деловое письмо характеризуется связностью линейного типа и представляется линейно-горизонтальной и вертикальной последовательностью компонентов, в рамках которой заключаются смысловые зацепления частей. Если цельность запрограммирована в тексте делового письма, то связность становится средством ее воплощения. Завершенность / законченность содержания письма отражена в конечных границах пространственного расположения его реквизитов. Замкнутость ограничивается освещением одного-двух вопросов / проблем в деловом письме, целью которых является сближение общих представлений между автором и адресатом.

3) Структуру пространственного оформления делового письма составляют как вертикальная, так и горизонтальная оси. Вертикальная ось понимается как перечисление пунктов, содержащихся в письме, и их нумерация или как верх $ низ, начало $ конец. Горизонтальная ось определяется как направление влево вправо. Здесь значительную роль играет организация левого поля: есть отступ / нет отступа, длинная / короткая строка (правое поле).

4) Семиотическое пространство делового письма представляет не сумму отдельных понятий, терминов (норм), а систему взаимоотношений между автором и адресатом, благодаря которой возникают и функционируют условия их коммуникации. Поэтому семиосфера представляется как общее понятие коммуникации в рамках деловой переписки, а семиотическим пространством является любое отдельно взятое деловое письмо.

5) Членение делового письма выявляет индивидуальный стиль и умение составителя выделить некоторые моменты содержательно актуальной информации. Авторы деловых писем пользуются различными путями графического выделения некоторых моментов, но при этом отмеченные единицы отражают общее объёмно-прагматическое членение текста и органично вписываются в непрерывную линию повествования.

6) В деловом письме основную функцию общения и сообщения выполняет «черное» пространство, а «белое» пространство — функцию воздействия. Кроме того, «чёрное» и «белое» пространство характеризуются рядом тождественных и различных вспомогательных функций в деловой корреспонденции.

К тождественным вспомогательным функциям «чёрного» и «белого» пространства относятся следующие:

- оформительная (упорядочивающе-отграничительная, нормализующая) - в качестве рамки делового письма;

- начально-распределительная (реквизитно-ознакомительная) - в виде отступов в начале письма до центральной / содержательной части письма;

- конечно-распределительная (заключительно-фатическая) - в виде отступов от центральной / содержательной части до завершения письма;

- логически-последовательная (последовательно-распределительная) -характеризуется отступами между абзацами в центральной / содержательной части деловых писем;

- целостно-объединительная - включает повторяющееся «белое» пространство в содержательной части деловой корреспонденции;

- начально-отграничительная - в виде красной строки в содержательной части писем.

Вспомогательные различные функции «чёрного» пространства включают в себя:

- информационно (инновационно) - содержательную - в качестве новой информации в деловых письмах;

- эмфатически-побуждающую - в использовании и изменении различных шрифтов в письмах;

- прагматически - заданную - в заранее подготовленных бланках деловых писем.

Белое» пространство в различных функциях имеет только одну — композиционно архитектонически-проспективную функцию в заранее подготовленных письмах-бланках.

ГЛАВА II. СОПОСТАВИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ОРТОГОНАЛЬНОГО "ЧЁРНО-БЕЛОГО" ПРОСТРАНСТВА АНГЛИЙСКИХ, НЕМЕЦКИХ И

РУССКИХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

2.1. Тематическая классификация деловых писем В основу нашей классификации деловых писем положен подход Ю.М.Демина (Демин Ю.М., 2003:55). Различают 3 типа деловых писем: I) официально-деловые письма; И) частные деловые письма;

III) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой внутри организации).

К наиболее распространенным официально-деловым письмам относятся:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.);

15) сопроводительные письма.

В группе частных деловых писем выделяются следующие:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны);

11) письма-открытки;

12) письма негативного содержания (письма-отказы, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.)

13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

15) письма-резюме.

По месту в системе переписки официальные и частные деловые письма могут быть первичными (т.е. подготовленными по инициативе организации) и ответными (направленными организацией в ответ на послания, полученные от других организаций). В свою очередь, и те и другие письма являются для адресанта (или организации, отправляющей письмо) исходящими. Получателем за пределами организацией как первичные, так и ответные письма будут восприниматься как входящие.

2.2. Реквизиты английского и немецкого делового письма

Мы представляем набор компонентов делового письма, так называемого, международного образца (английского и немецкого), имеющий определенный состав реквизитов. Для облегчения восприятия структуры писем с соотношением «чёрного» и «белого» пространства мы используем буквенную номенклатуру (латиницу) (А, В, С и т.д.), которой обозначаем «чёрное» пространство в деловой корреспонденции:

A) - логотип (англ.: Logotype) (нем.: Logotyp);

B) - наименование организации (англ.: Organization's name) (нем.: Betriebsname);

C) - адресант (англ.: Sender's address) (нем.: Absender);

D) — номер документа (англ.: Reference) (нем.: Betreff);

E) - дата (англ.: Date) (нем.: Datum);

F) - специальные почтовые отметки (англ.: Special mailing indication) (нем.: Postleitzahl);

G) - уведомление о конфиденциальности (англ.: Confidential) (нем.: vertraulich);

H) - адресат (англ.: Inside address/Adressee) (нем.: Anschrift/Adressat);

I) - указание на желательность ознакомления (англ.: For the attention of) (нем.: für besondere Vermerke);

J) - обращение (англ.: Salutation) (нем.: Anrede);

К) - заголовок к тексту (англ.: Subject (Re.:)) (нем.: Bezugszeichen);

L) - основной текст письма (англ.: Body of the letter) (нем.: Brieftext);

M) - завершение письма (англ.: Close) (нем.: Grußformel);

N) - обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо (англ.:ТЪе position of the man signing the letter) (нем.:

Unterschriftbevollmächtigter);

О) - подпись (англ.: Signature) (нем.: Unterschrift);

Р) - расшифровка подписи (англ.: Signature's decipherment) нем. :Unterschriftentzifferung);

Q) - пометка об исполнителях (англ.: Initials of persons in charge) (нем. Vermerke über Vollzieher);